Θα πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στα έντυπα τα οποία θα πρέπει να συγκεντρώσετε λίγο πριν από την αναχώρησή σας από το Ίδρυμα Υποδοχής καθώς με αυτά μόνο θα μπορέσετε να πιστοποιήσετε την φυσική παρουσία και την περίοδο σπουδών σας και να προχωρήσετε στην αναγνώρισή της από το Τμήμα/Σχολή σας. Τα έντυπα είναι τα εξής:
- Το Duration of Studies, όπου θα αναφέρονται με ακρίβεια οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης των σπουδών σας στο Ίδρυμα Υποδοχής, υπογεγραμμένο και σφραγισμένο από τους υπεύθυνους του Ιδρύματος Υποδοχής. Επίσης, η πιστοποίηση ολοκλήρωσης των σπουδών σας δεν θα πρέπει να είναι μεταχρονολογημένη, δηλ. η ημερομηνία υπογραφής στο πεδίο "Completion" δεν θα πρέπει να απέχει περισσότερο από 10 ημέρες πριν την αναγραφόμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης των σπουδών.
- Boarding pass ή/και κάρτα επιβίβασης ή/και εισιτήρια άφιξης στη χώρα υποδοχής.
- Boarding pass ή/και κάρτα ή/και εισιτήρια αναχώρησης από την χώρα υποδοχής.
Κατά τη συμπλήρωση αυτού του Duration of studies , πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στις ημερομηνίες που θα αναγράφονται, γιατί αποτυπώνουν το πραγματικό διάστημα συμμετοχής στο πρόγραμμα και σε συνδυασμό με τις ημερομηνίες των ταξιδιωτικών εγγράφων συμβάλουν στον τελικό υπολογισμό του χρηματικού ποσού της υποτροφίας.
- Την Συμφωνία Μάθησης για Σπουδές (Learning Agreement for Studies) καθώς και οποιοδήποτε Έντυπο Τροποποιήσεων (Changes to Proposed Learning Agreement) και επεκτάσεων υπογεγραμμένα και σφραγισμένα
- Αντίγραφο του επισήμου εγγράφου που πιστοποιεί τη συμμετοχή σας στην προβλεπόμενη από το Ίδρυμα Υποδοχής διαδικασία αξιολόγησης των σπουδών σας. Ανάλογα με το πρόγραμμα και τη φύση των σπουδών σας στο εξωτερικό, αυτό το πιστοποιητικό θα είναι είτε Αναλυτική Βαθμολογία (Transcript of Records) σε περίπτωση που συμμετείχατε σε εξετάσεις είτε Έκθεση Αξιολόγησης (Assessment Report) σε περίπτωση που πρόκειται για εκπόνηση μέρους ή συνόλου διπλωματικής/μεταπτυχιακής εργασίας, διδακτορικής διατριβής ή ερευνητικού προγράμματος για το οποίο δεν προβλέπονται εξετάσεις. Επίσης, σε περίπτωση συμμετοχής σας σε μαθήματα γλωσσικής προετοιμασίας τα οποία προσφέρονται από το Ίδρυμα Υποδοχής και λαμβάνουν χώρα πριν από την έναρξη του προγράμματος σπουδών, θα πρέπει να φροντίσετε να λάβετε κάποιο πιστοποιητικό ολοκλήρωσής τους με τις σχετικές ημερομηνίες έναρξης και λήξης.
- Εάν εξεταστείτε σε μαθήματα και λόγω αποτυχίας δεν εμφανίζονται στο Transcript of records, θα πρέπει να ζητήσετε βεβαιώσεις εξέτασης από τους καθηγητές ή να σας βεβαιώσουν ακόμη και με email ότι εξεταστήκατε και αποτύχατε.
Προσοχή: Καθώς στην πλειοψηφία των συνεργαζόμενων πανεπιστημίων η έκδοση του πιστοποιητικού αναλυτικής βαθμολογίας απαιτεί συνήθως 4-5 εβδομάδες, δεν θα πρέπει να αναμένετε να λάβετε το αντίγραφο της αναλυτικής σας βαθμολογίας προκειμένου να υποβάλετε τα έγγραφα στην πλατφόρμα https://eurep.auth.gr/el/outgoing/mydocuments Μπορείτε να ανεβάσετε και να αποθηκεύσετε τα έγγραφα που έχετε και το συγκεκριμένο έγγραφο αργότερα. Για τον ίδιο λόγο, δεν δικαιολογείται επίσης η παραμονή σας στο ίδρυμα υποδοχής απλά και μόνο για την παραλαβή του παραπάνω εγγράφου.