Η συμπλήρωση της Συμφωνίας Μάθησης για Σπουδές αποτελεί την ουσιαστικότερη διαδικασία στη φάση της προετοιμασίας για την μετακίνηση προς το Ίδρυμα Υποδοχής. Φυσικά, η διμερής συμφωνία πάνω στην οποία στηρίζεται η μετακίνησή σας, βασίζεται στα κοινά στοιχεία και τη συμπληρωματικότητα των προγραμμάτων σπουδών των δύο τμημάτων. Παρόλα αυτά, το ατομικό σας πρόγραμμα θα πρέπει να καταρτιστεί με γνώμονα το στάδιο εξέλιξης των σπουδών σας, τα ιδιαίτερα ενδιαφέροντά σας, την ρεαλιστικότητα του προγράμματος και, φυσικά, την ορθολογική ένταξη των μαθημάτων που θα παρακολουθήσετε στο Ίδρυμα Υποδοχής στο κύριο πρόγραμμά σας στο ΑΠΘ (στις περιπτώσεις βραχυχρόνιας κινητικότητας προπτυχιακών και μεταπτυχιακών φοιτητών/φοιτητριών).
Προσοχή! Η συμπλήρωση της Συμφωνίας Μάθησης γίνεται μόνο ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας Online Learning Agreement (βλ. παρακάτω οδηγίες) και η συμπλήρωση του έντυπου Learning agreement (χρήσιμα αρχεία) είναι αποδεκτή μόνο στην περίπτωση κατά την οποία το Ίδρυμα Υποδοχής δεν έχει τη δυνατότητα της ψηφιακής διαχείρισης των Συμφωνιών Μάθησης.
Διαδικασία εισόδου στο Online Learning Agreement με ιδρυματικό λογαριασμό
Βήμα 1
Συνδεόμαστε στη σελίδα learning-agreement.eu και επιλέγουμε LOG IN.
Βήμα 2
Επιλέγουμε Log in with your academic credentials (eduGAIN).
Βήμα 3
Στο πεδίο Login with, πληκτρολογούμε auth.gr και επιλέγουμε από τη λίστα που θα εμφανιστεί ακριβώς από κάτω Aristotle University of Thessaloniki.
Βήμα 4
Εισάγουμε τα στοιχεία (username και password) του ιδρυματικού μας λογαριασμού και επιλέγουμε Είσοδος.
Βήμα 5 (μόνο κατα την πρώτη είσοδο στην πλατφόρμα)
Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου για την αποστολή των στοιχείων μας στο MyAcademicID IAM Service, υπηρεσία που είναι απαραίτητη για την ταυτοποίησή μας μέσω των ακαδημαϊκών μας κωδικών, και επιλέγουμε “Αποδοχή”.
Στη συνέχεια, μεταφερόμαστε στη σελίδα του MyAcademicID IAM Service και επιλέγουμε “Proceed to register on the MyAcademicID IAM Service”.
Στο επόμενο βήμα, εμφανίζονται προσυμπληρωμένα το ονοματεπώνυμό μας και το email μας. Επιλέγουμε “Confirm” και επιλέγουμε “Submit”.
Εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα, το οποίο μας ενημερώνει ότι έχει σταλεί email επιβεβαίωσης στον ιδρυματικό μας λογαριασμό. Το μήνυμα αποστέλλεται από το support@eduteams.orgμε θέμα [MyAcademicID] Please confirm your email address.
Μετά από την επιβεβαίωση μέσω του email (όπου ζητείται και πάλι η διαδικασία των βημάτων 3 και 4), επιστρέφουμε στο παραπάνω μήνυμα και επιλέγουμε “Continue”. Εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα.
Μεταφερόμαστε στο Online Learning Agreement και συγκεκριμένα στη σελίδα του προσωπικού μας λογαριασμού στην πλατφόρμα.
Βήμα 6
Έχουμε πλέον εισέλθει στο λογαριασμό μας στο Online Learning Agreement. Επισκεπτόμαστε την ενότητα MY ACCOUNT και φροντίζουμε για την επικαιροποίηση των προσωπικών μας στοιχείων.
Βήμα 7
Για τη δημιουργία νέας Συμφωνίας Μάθησης για Σπουδές, επιλέγουμε Create new. Σε περίπτωση που έχει ήδη δημιουργηθεί μια νέα Συμφωνία Μάθησης (είτε από εμάς είτε από το ίδρυμα προέλευσης), αυτή εμφανίζεται στο σχετικό πίνακα και για την επεξεργασία της (συμπλήρωση ή διόρθωσή της), επιλέγουμε Edit.
Συμπλήρωση Online Συμφωνίας Μάθησης για Σπουδές
Βήμα 1
Επιλέγουμε μία εκ των τριών επιλογών ως προς τον τύπο της κινητικότητας που πρόκειται να υλοποιήσουμε. Για βραχυχρόνιες κινητικότητες προπτυχιακών και μεταπτυχιακών φοιτητών (διάρκειας 5-30 ημέρες) επιλέγουμε “Blended mobility with Short-term physical mobility” ενώ για βραχυχρόνιες κινητικότητες υποψήφιων διδακτόρων/διδακτορισσών επιλέγουμε (διάρκειας 5-30 ημέρες) “Short-term Doctoral Mobility”.
Βήμα 2
Συμπληρώνουμε/ελέγχουμε όλα τα υποχρεωτικά πεδία (με κόκκινο αστερίσκο), ξεκινώντας με το ακαδημαϊκό έτος εντός του οποίου θα πραγματοποιηθεί η μετακίνησή μας. Στη συνέχεια, ελέγχουμε και τα προσωπικά μας στοιχεία, τα οποία εμφανίζονται όπως έχουν δηλωθεί στο MY ACCOUNT, συμπεριλαμβανομένου του αντικειμένου σπουδών μας (field of education) στο ΑΠΘ, βάσει της κωδικοποίησης ISCED, καθώς και του επιπέδου σπουδών μας (study cycle) στο ΑΠΘ. Στη συνέχεια, επιλέγουμε Next. Οι επιλογές μας αποθηκεύονται αυτόματα και μεταβαίνουμε στην επόμενη ενότητα.
Βήμα 3
Συμπληρώνουμε τα στοιχεία του ιδρύματος αποστολής, δηλ. τα στοιχεία του Α.Π.Θ., επιλέγοντας από τη σχετική λίστα που εμφανίζεται στα πεδία “Country” και “Name”, και στη συνέχεια συμπληρώνουμε το Τμήμα του ΑΠΘ στο οποίο ανήκουμε.
Συμπληρώνουμε (ή ελέγχουμε αν είναι ήδη προ - συμπληρωμένα) τα στοιχεία του “Sending Responsible person”, τα οποία θα πρέπει να αντιστοιχούν στον Συντονιστή ECTS του Τμήματος του ΑΠΘ στο οποίο ανήκουμε.
Ως προς τα στοιχεία του “Sending Administrative contact Person”, αυτά θα πρέπει να είναι τα ακόλουθα:
First name: Ioanna
Last name: Georgiadou
Position: Erasmus+ Institutional Coordinator
Email: eurep-dept@auth.gr
Phone number: +30 2310 996727
Στη συνέχεια, επιλέγουμε Next. Σε περίπτωση που επιθυμούμε να επιστρέψουμε στην αμέσως προηγούμενη ενότητα, επιλέγουμε Previous.
Βήμα 4
Συμπληρώνουμε τα στοιχεία του ιδρύματος υποδοχής επιλέγοντας από τη σχετική λίστα που εμφανίζεται στα πεδία Country και Name. Ως προς το όνομα του ιδρύματος υποδοχής, θα πρέπει να το αναζητήσουμε όπως αυτό εμφανίζεται στη λίστα των διμερών συμφωνιών. Στη συνέχεια συμπληρώνουμε και το Τμήμα του ιδρύματος υποδοχής στο οποίο πρόκειται να μετακινηθούμε.
Συμπληρώνουμε τα στοιχεία του “Receiving Responsible person” και του “Receiving Administrative Contact Person” για τα οποία θα πρέπει να μας έχει ενημερώσει ή να είναι αναρτημένα στην ιστοσελίδα του ιδρύματος υποδοχής. Στη συνέχεια, επιλέγουμε Next.
Βήμα 5
Συμπληρώνουμε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της μετακίνησής μας, βάσει της συνεννόησής μας με το ίδρυμα υποδοχής (5-30 ημέρες).
Στη συνέχεια, επιλέγουμε Add component to Table A για να ξεκινήσουμε με τη συμπλήρωση των ακαδημαϊκών υποχρεώσεων στον πίνακα Α της Συμφωνίας Μάθησης, δηλ. των ακαδημαϊκών υποχρεώσεων στο ίδρυμα υποδοχής.
Εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο, στο οποίο πρέπει να συμπληρώσουμε τον τίτλο (Component title) και τον κωδικό (Component Code) της ακαδημαϊκής υποχρέωσης, τον αριθμό των ECTS μονάδων (Number of ECTS credits) που θα αποδοθούν και μια σύντομη περιγραφή του εικονικού στοιχείου της μετακίνησης (εφόσον έχει συμπεριληφθεί). Σε περίπτωση που δεν υπάρχει κάποιος κωδικός, στο αντίστοιχο πεδίο συμπληρώνουμε N/A (not available).
Μπορούμε να προσθέσουμε περισσότερες ακαδημαϊκές υποχρεώσεις (πχ μαθήματα), επιλέγοντας ξανά Add component to Table A, οπότε και εμφανίζεται ένα ακόμα αντίστοιχο πλαίσιο. Σε περίπτωση λάθους, μπορούμε να διαγράψουμε τη συγκεκριμένη καταχώριση, επιλέγοντας Remove. Προτού ολοκληρωθεί η ενέργεια, θα εμφανιστεί ένα νέο μήνυμα που θα μας ζητάει να επιβεβαιώσουμε ότι επιθυμούμε τη συγκεκριμένη διαγραφή.
Βήμα 6
Αφού ολοκληρώσουμε την καταγραφή των υποχρεώσεων στο ίδρυμα υποδοχής, πρέπει να συμπληρώσουμε τη βασική γλώσσα διδασκαλίας (βάσει της διμερούς συμφωνίας) και το επίπεδο γλωσσομάθειας το οποίο κατέχουμε. Στη συνέχεια, επιλέγουμε Next.
Βήμα 7
Διαβάζουμε προσεκτικά το κείμενο σχετικά με τις δεσμεύσεις που αναλαμβάνουμε υπογράφοντας τη Συμφωνία Μάθησης, και υπογράφουμε εντός του σχετικού πλαισίου χρησιμοποιώντας το ποντίκι του υπολογιστή μας ή κάποια σχετική οθόνη αφής.
Στη συνέχεια, και εφόσον είμαστε σίγουροι ότι όλες οι ενότητες της Συμφωνίας Μάθησης έχουν συμπληρωθεί σωστά και πλήρως, επιλέγουμε Sign and send the Online Learing Agreement to the Responsible Person at the Sending Institution for review, προκειμένου να αποσταλεί αυτοματοποιημένα από την πλατφόρμα η Συμφωνία Μάθησης προς έλεγχο και υπογραφή στον Συντονιστή ECTS του Τμήματος του ΑΠΘ στο οποίο ανήκουμε.
Από τη στιγμή που θα σταλεί στον Συντονιστή ECTS, η Συμφωνία Μάθησης «κλειδώνει» και δεν είναι πλέον δυνατόν να την επεξεργαστούμε.
Αν, ωστόσο, ο Συντονιστής ECTS εντοπίσει λάθη ή παραλείψεις, τόσο στα στοιχεία επικοινωνίας όσο και στο περιεχόμενο του πίνακα Α, μπορεί να απορρίψει τη συγκεκριμένη Συμφωνία Μάθησης, και έτσι να είναι εφικτή και πάλι η επεξεργασία της, χωρίς να χρειαστεί να δημιουργήσουμε μια νέα Συμφωνία Μάθησης από την αρχή.
Σε αυτή την περίπτωση, θα λάβουμε και πάλι αυτοματοποιημένη ειδοποίηση στον ιδρυματικό μας λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ τα σχόλια/λόγους σχετικά με την απόρριψη μπορούμε να τα δούμε στην τελευταία ενότητα “Commitment final”.
Εφόσον η Συμφωνία Μάθησης εγκριθεί και υπογραφεί από τον Συντονιστή ECTS στο ΑΠΘ, ενημερωνόμαστε αυτόματα τόσο εμείς όσο και ο Υπεύθυνος καθηγητής του Ιδρύματος Υποδοχής (τα στοιχεία του οποίου έχουμε ήδη συμπληρώσει προηγουμένως), ο οποίος και καλείται να εγκρίνει τη Συμφωνία Μάθησης.
Αν ο Υπεύθυνος καθηγητής του Ιδρύματος Υποδοχής εντοπίσει λάθη ή παραλείψεις, τόσο στα στοιχεία επικοινωνίας όσο και στο περιεχόμενο του πίνακα Α, μπορεί να απορρίψει τη Συμφωνία Μάθησης, και έτσι να είναι εφικτή και πάλι η επεξεργασία της, χωρίς να χρειαστεί να ξεκινήσουμε τη συμπλήρωση μιας νέας Συμφωνίας Μάθησης από την αρχή. Σε αυτή την περίπτωση, θα λάβουμε και πάλι αυτοματοποιημένη ειδοποίηση στον ιδρυματικό μας λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ τα σχόλια/λόγους σχετικά με την απόρριψη μπορούμε να τα δούμε στην τελευταία ενότητα “Commitment final”.
Η Συμφωνία Μάθησης οριστικοποιείται από τη στιγμή που υπογραφεί και από τον Υπεύθυνο καθηγητή του ιδρύματος υποδοχής, οπότε λαμβάνουμε και πάλι σχετική ειδοποίηση μέσω email. Από εκεί και πέρα, οποιαδήποτε αλλαγή χρειαστεί, αυτή μπορεί να γίνει μόνο ως Αλλαγή στη Συμφωνία Μάθησης (Changes to Learning Agreement) κατά τη διάρκεια της μετακίνησης.
Σχετικά με την κατάσταση της Συμφωνίας Μάθησής μας, μπορούμε να την ελέγχουμε ανά πάσα στιγμή ανατρέχοντας στον πίνακα που υπάρχει στην ενότητα MY LEARNING AGREEMENTS και συγκεκριμένα στη στήλη Status.
