Η διαδικασία υποβολής της αίτησης για τη μετακίνηση στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus+ για Πρακτική Άσκηση προβλέπει την εξ ολοκλήρου ηλεκτρονική συμπλήρωση και υποβολή της αίτησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος κατά την εκάστοτε περίοδο υποβολής αιτήσεων μετά από σχετική πρόσκληση (συνήθως το Μάιο κάθε έτους για μετακινήσεις κατά το επόμενο ακαδ. έτος).
Πριν από την υποβολή της ηλεκτρονικής αίτησης
Απαραίτητη προϋπόθεση για την είσοδο στην εφαρμογή υποβολής της αίτησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος είναι η ύπαρξη προσωπικού ιδρυματικού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) του Α.Π.Θ. ο οποίος παρέχεται από το Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του Α.Π.Θ. (1ος όροφος κτιρίου Κεντρικής Βιβλιοθήκης).
Συμπλήρωση της αίτησης
Προκειμένου να ξεκινήσετε τη διαδικασία συμπλήρωσης της αίτησης, στο μενού δεξιά επιλέξτε την Ηλεκτρονική Αίτηση και στη συνέχεια «Νέα αίτηση Erasmus+ για πρακτική άσκηση».
Εφόσον έχετε εισέλθει στην εφαρμογή, η πλήρης διαδικασία συμπλήρωσης και υποβολής της αίτησης διαρκεί περίπου 10 λεπτά, με την προϋπόθεση ότι έχετε συγκεντρώσει όλα τα απαιτούμενα στοιχεία και δικαιολογητικά.
Η αίτηση πρέπει να συμπληρωθεί με ιδιαίτερη προσοχή και ακρίβεια καθώς τα προσωπικά στοιχεία που θα δηλώσετε θα χρησιμοποιηθούν από το Τμήμα μας τόσο για την επικοινωνία μαζί σας όσο και για τη χρηματοδότησή σας. Στην αίτηση έχετε τη δυνατότητα να δηλώσετε μόνο μία επιλογή φορέα υποδοχής.
Επίσης, για την επιτυχή υποβολή της αίτησης είναι απαραίτητη η μεταφόρτωση (upload) των ακόλουθων δικαιολογητικών:
- Αντίγραφο ακαδημαϊκής ταυτότητας ή πρόσφατη Βεβαίωση Σπουδών από τη Γραμματεία του Τμήματός σας
- Επιστολή αποδοχής (Letter of Acceptance): το έντυπο συμπληρώνεται και υπογράφεται από τον οργανισμό/φορέα/ίδρυμα υποδοχής και μεταφορτώνεται στο σχετικό πεδίο της ηλεκτρονικής αίτησης με τη μορφή που θα σας αποσταλεί από τον φορέα υποδοχής. *ΠΡΟΣΟΧΗ: Επειδή είναι το σημαντικότερο έγγραφο της διαδικασίας θα πρέπει να ελέγξετε προσεκτικά το έντυπο και τις ΟΔΗΓΙΕΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ που βρίσκονται στα ΧΡΗΣΙΜΑ ΑΡΧΕΙΑ.
- Σύντομο βιογραφικό σημείωμα: Η μορφή του μπορεί να είναι προαιρετικά βάσει του υποδείγματος Europass CV (κατά προτίμηση στα ελληνικά)
- Επιστολή κινήτρων συμμετοχής: μια σύντομη επιστολή (περίπου μια σελίδα) η οποία συντάσσεται από τον υποψήφιο και απευθύνεται στον Συντονιστή ECTS του Τμήματός του και στο Τμήμα Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων. Θα πρέπει να αναφέρονται οι λόγοι επιλογής του συγκεκριμένου φορέα, η σχέση της πρακτικής άσκησης με το αντικείμενο σπουδών του υποψηφίου, τα οφέλη που θα αποκομίσει ο υποψήφιος μέσα από την υλοποίηση της συγκεκριμένης πρακτικής και η σύνδεση με την αγορά εργασίας (κατά προτίμηση στα ελληνικά).
- Αντίγραφο του πιστοποιητικού γνώσης ξένης γλώσσας ή βεβαίωση παρακολούθησης μαθημάτων ξένης γλώσσας, που να αφορούν στη γλώσσα εργασίας του Φορέα Υποδοχής.
- Συστατική Επιστολή (μη εμπιστευτική) από μέλος ΔΕΠ ή ΕΔΙΠ του Τμήματός του υποψηφίου: το περιεχόμενο της συστατικής επιστολής είναι προσωπική επιλογή του εκάστοτε Καθηγητή, γι’ αυτό και δεν μπορούμε να αναρτήσουμε κάποιο υπόδειγμα συστατικής επιστολής. Παρακαλούμε όμως στο περιεχόμενο της συστατικής επιστολής να συμπεριλαμβάνονται κατά προτίμηση και τα εξής:
- ότι υπάρχει συνάφεια μεταξύ του αντικειμένου της πρακτικής άσκησης και των σπουδών του υποψηφίου.
-ότι το αντικείμενο της πρακτικής άσκησης δεν έχει διαμορφωθεί έτσι ώστε να αποτελεί μέρος/τμήμα της διπλωματικής εργασίας ή του διδακτορικού.
Η συστατική επιστολή θα πρέπει να έχει συνταχθεί στα ελληνικά, κατά προτίμηση σε επιστολόχαρτο του Τμήματος και να φέρει απαραίτητα χειρόγραφη ή ηλεκτρονική υπογραφή του Καθηγητή. Επίσημαίνεται οτι δεν γίνεται δεκτή η συστατική επιστολή από τον Συντονιστή ECTS του Τμήματος του υποψηφίου (https://eurep.auth.gr/el/coordinators/traineeship).
- (Μόνο για μεταπτυχιακούς φοιτητές) Αντίγραφο αναλυτικής βαθμολογίας πτυχίου
- (Μόνο για υποψήφιους διδάκτορες) Αντίγραφο αναλυτικής βαθμολογίας πτυχίου και μεταπτυχιακού διπλώματος
- (Μόνο για τα άτομα με αναπηρία/ειδικές ανάγκες) Πιστοποιητικό αναπηρίας (σχετική ιατρική γνωμάτευση από Δημόσιο Νοσοκομείο, όχι παλαιότερη των τριών μηνών ή /και βεβαίωση από Πρωτοβάθμια Υγειονομική Επιτροπή ή άλλο επίσημο πιστοποιητικό εν ισχύ). Για τον πλήρη κατάλογο των αναπηριών σύμφωνα με το το άρθρο 39 παρ. 24 του νόμου υπ. Αριθ. 4186/ Τεύχος Α’, 17.9.2013, παρακαλούμε δείτε το σχετικό αρχείο στην ενότητα "Χρήσιμα αρχεία". Εκτός των ασθενειών που περιλαμβάνονται στο συνημμένο αρχείο, επιλέξιμοι για να υπαχθούν στην κατηγορία αυτή είναι, επίσης, όσοι παρουσιάζουν αναπηρία 67% και άνω από φυσική αναπηρία ή ψυχική πάθηση, βάσει γνωμάτευσης της οικείας πρωτοβάθμιας υγειονομικής επιτροπής που εδρεύει σε κάθε νομό.
Προσοχή! Δεν απαιτείται η μεταφόρτωση (upload) άλλων δικαιολογητικών εκτός των παραπάνω. Τα στοιχεία της αναλυτικής βαθμολογίας κάθε φοιτητή θα διατεθούν στο ΤΕΕΠ αυτόματα μέσω της Ηλεκτρονικής Γραμματείας.
Αποθήκευση της αίτησης
Η αποθήκευση των προσωπικών σας δεδομένων και των μεταφορτωμένων αρχείων μπορεί να γίνει σε κάθε βήμα επιλέγοντας το πλήκτρο "Αποθήκευση" το οποίο είναι δυνατό να επιλεγεί μόλις συμπληρωθούν όλα τα υποχρεωτικά πεδία της φόρμας. Έτσι η κατάσταση της αίτησης θα μεταβληθεί σε «Αποθηκευμένη». Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι μπορείτε να προσθέσετε στοιχεία σε κάποια αίτηση που έχετε προηγουμένως αποθηκεύσει, ή ακόμα και να τη διαγράψετε πλήρως, μέχρι να την υποβάλλετε οριστικά.
Υποβολή της αίτησης
Η ηλεκτρονική υποβολή της αίτησής σας θα ολοκληρωθεί και η αίτησή σας θα αποσταλεί οριστικά στο ΤΕΕΠ εφόσον επιλέξετε το πλήκτρο «Υποβολή». Μετά την επιτυχημένη ηλεκτρονική υποβολή, αποστέλεται σχετικό αυτοματοποιημένο επιβεβαιωτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η αίτηση «κλειδώνει» ως αρχείο PDF και η κατάσταση της αίτησης μεταβάλλεται σε «Καταχωρημένη». Πλέον δεν μπορούν να τροποποιηθούν τα στοιχεία της αίτησης και υπάρχει μόνο η δυνατότητα διαγραφής της.
Επίσης, προκειμένου να υποβληθεί νέα αίτηση για την ίδια πρόσκληση, θα πρέπει πρώτα να διαγραφεί η ήδη υποβληθείσα αίτηση (εφόσον υπάρχει).
Ολοκλήρωση ελέγχου της αίτησης
Μετά από έλεγχο τόσο της αίτησης όσο και των συνημμένων δικαιολογητικών, το Τμήμα Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων προχωράει στην αποδοχή της αίτησης με αποτέλεσμα η κατάσταση της αίτησης να μεταβάλλεται σε «Έγκυρη». Η διαδικασία αποδοχής της αίτησης ολοκληρώνεται εντός περίπου 5-7 εργάσιμων ημερών από την καταληκτική ημερομηνία υποβολής αιτήσεων ενώ θα σας σταλεί σχετικό ενημερωτικό ηλεκτρονικό μήνυμα.
Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία αποδοχής, υπάρχει μόνο η δυνατότητα προβολής της αίτησης σε μορφή PDF και δεν είναι δυνατή τόσο η επεξεργασία όσο και η διαγραφή της αίτησης. Σε περίπτωση που απαιτείται η διαγραφή έγκυρης αίτησης, θα πρέπει να υπάρξει επικοινωνία με το Τμήμα Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων.
Επίσης, η αποδοχή της αίτησης δεν σημαίνει και την έγκρισή της, καθώς αυτή θα πρέπει να αξιολογηθεί από τον αρμόδιο Συντονισή ECTS κάθε Τμήματος.
Σε περίπτωση μη αποδοχής αίτησης, ένσταση μπορεί να υποβληθεί εντός 5 εργάσιμων ημερών από τη σχετική ενημέρωση του υποψήφιου, με σχετικό έγγραφο που θα κατατεθεί στο Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης. Οποιαδήποτε εκπρόθεσμη ένσταση δεν θα απαντάται.
Αξιολόγηση αιτήσεων και ανακοίνωση αποτελεσμάτων
Μετά από την ολοκλήρωση της περιόδου υποβολής των αιτήσεων, το Τμήμα Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων θα προωθήσει τις αιτήσεις στους Συντονιστές ECTS προς αξιολόγηση και θα αναρτήσει τα τελικά αποτελέσματα στην ιστοσελίδα του, αμέσως μόλις είναι διαθέσιμα. Ένσταση επί των αποτελεσμάτων μπορεί να υποβληθεί εντός 5 εργάσιμων ημερών από την ανακοίνωση των αποτελεσμάτων, με σχετικό έγγραφο που θα κατατεθεί στο Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης. Οποιαδήποτε εκπρόθεσμη ένσταση δεν θα απαντάται.
Τεχνικές προδιαγραφές
Η on-line εφαρμογή λειτουργεί με Microsoft Internet Explorer έκδοση 7 ή νεότερο και Firefox 3 ή νεότερο. Δεν μπορούμε να εγγυηθούμε ότι θα λειτουργήσει σωστά με άλλους browsers. Επίσης, θα χρειαστείτε Adobe Acrobat Reader για να εκτυπώσετε το έντυπο της αίτησης (εφόσον το επιθυμείτε). Για τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων, ο browser σας πρέπει να έχει ενεργοποιημένα τα cookies και JavaScript.
Προστασία δεδομένων
Η αποθήκευση και η επεξεργασία των στοιχείων που υποβάλλονται θα γίνει από το Τμήμα Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων του Α.Π.Θ.